Formatação condicional no Google Planilhas: passo a passo

A formatação condicional do Google Planilhas muda a cor do texto ou do fundo de uma célula quando ela cumpre uma regra que você define, como “valor menor que 80%” ou “texto contém Atrasado”. Para usar, selecione as células, abra Formatar > Formatação condicional, escolha a condição e a cor, e clique em Concluído.

Com isso, uma planilha de contas a pagar, de estoque ou de notas passa a mostrar sozinha o que precisa de atenção, sem que você precise ler linha por linha. Abaixo está o passo a passo para os casos mais comuns, baseado na Central de Ajuda oficial do Google, com exemplos para o dia a dia de quem controla um pequeno negócio.

Como criar a primeira regra

1. Abra o arquivo no Google Planilhas, no computador.
2. Selecione as células em que a regra deve valer.
3. Clique em Formatar e depois em Formatação condicional. Uma barra lateral abre à direita.
4. Em Cor única, escolha, em “Formatar células se”, a condição que ativa a regra. Em “Estilo de formatação”, escolha como a célula ficará.
5. Clique em Concluído.

O próprio Google dá um exemplo: um professor seleciona as notas de uma prova, escolhe a condição Menor que, digita 0,8 em “Valor ou fórmula” e define o preenchimento vermelho. As notas abaixo de 80% passam a aparecer destacadas.

Escala de cores: do menor ao maior valor

Além da cor única, existe a Escala de cores. Nela você escolhe, em “Visualizar”, a escala desejada e define um valor mínimo, um máximo e, se quiser, um ponto médio. As células ganham tons que variam conforme o número, o que ajuda a enxergar rapidamente quais vendas, gastos ou prazos estão nos extremos.

É uma boa opção para colunas de faturamento por mês ou de custo por produto. Para uma leitura ainda mais visual, você pode combinar a planilha com um gráfico: veja como no guia oficial de gráficos do Google, que explica o caminho Inserir > Gráfico e como personalizar a aparência.

Regras com fórmula personalizada

Quando a condição depende de outra célula, use a opção A fórmula personalizada é. O Google a descreve como a forma de aplicar formatação a uma ou mais células com base no conteúdo de outras. O processo é o mesmo: selecione o intervalo, abra a formatação condicional, escolha essa condição e digite a fórmula em “Valor ou fórmula”.

Exemplo 1: pintar a linha inteira quando a coluna B for “Sim”

O exemplo vem da própria Central de Ajuda:

1. Selecione o intervalo, por exemplo as colunas A a E.
2. Abra Formatar > Formatação condicional.
3. Em “Formatar células se”, escolha A fórmula personalizada é.
4. Digite =$B1="Sim".
5. Escolha a cor e clique em Concluído.

O cifrão antes da letra B fixa a coluna. Sem ele, a regra olharia para colunas diferentes em cada célula. A página oficial explica que muitas vezes é preciso usar cifrões para obter referências absolutas em vez de relativas.

Exemplo 2: destacar valores repetidos

Para marcar quando um mesmo dado aparece mais de uma vez, útil em listas de clientes, CPFs, notas fiscais ou códigos de produto, o Google sugere selecionar o intervalo (por exemplo, A1 a A100) e usar uma fórmula como =COUNTIF($A$1:$A$100,A1)>1. Na planilha em português, fica assim:

=CONT.SE($A$1:$A$100;A1)>1

Exemplo 3: contas a pagar vencidas

Imagine uma planilha com o vencimento na coluna C e a situação na coluna D (“Pago” ou “Em aberto”). Para pintar de vermelho a linha das contas vencidas que ainda não foram pagas, selecione A2:D100 e use:

=E($C2<HOJE();$D2<>"Pago")

Aqui, HOJE() pega a data atual e E(...) exige que as duas condições sejam verdadeiras. Quando você marcar “Pago”, a linha deixa de ser destacada. Esse exemplo é uma aplicação das regras de fórmula personalizada descritas pelo Google, adaptada para um controle financeiro simples.

Exemplo 4: estoque baixo

Se a quantidade em estoque está na coluna B e o estoque mínimo na coluna C, selecione A2:C100 e use =$B2<$C2 para destacar os produtos que precisam de reposição. Se o mínimo for igual para todos, basta usar a condição pronta Menor que com o número fixo, sem fórmula.

Texto com curingas

Nas condições O texto contém e O texto não contém, você pode usar caracteres curinga, segundo a Central de Ajuda:

Gerenciar, reordenar e remover regras

• Remover: passe o cursor sobre a regra na barra lateral e clique em Remover.
• Ordem: as regras são avaliadas na ordem em que aparecem na lista, e a primeira regra verdadeira define o formato da célula. Para reordenar, clique na regra e arraste.
• Copiar e colar: se você copiar células que têm regras de formatação e colar em outro lugar, as regras também são aplicadas ao conteúdo colado.

Erros comuns

• Esquecer o = no início da fórmula personalizada. Sem ele, a regra não funciona.
• Aplicar a regra à coluna inteira sem necessidade. Prefira o intervalo exato; fica mais fácil de manter.
• Referência errada na primeira linha. Escreva a fórmula como se estivesse na primeira célula do intervalo selecionado; o Planilhas ajusta para as demais.
• Trocar vírgula por ponto e vírgula. Em planilhas em português, use ; entre os argumentos.

Quando a rotina de planilha crescer e você quiser ir além das cores, vale conferir Google Planilhas e Apps Script: 5 automações simples para empresas e a comparação n8n, Make ou Zapier: qual ferramenta de automação escolher.

Resumo

• A formatação condicional fica em Formatar > Formatação condicional e muda a cor de células que cumprem uma regra.
• Há duas modalidades principais: Cor única (uma condição) e Escala de cores (mínimo, ponto médio e máximo).
• Para depender de outras células, use A fórmula personalizada é e fixe colunas com $.
• As regras seguem a ordem da lista: a primeira verdadeira define o formato.
• Em planilhas em português, use ; como separador e os nomes de função traduzidos, como CONT.SE e HOJE.